E-Rechnungen schreiben, ohne Extra-Programm.

Ab 2027 reicht vielen Betrieben ein PDF für Rechnungen an Firmenkunden nicht mehr. Wir bauen die E-Rechnung in die Software ein, in der Sie Angebote und Aufträge ohnehin verwalten. Ihr Team arbeitet wie gewohnt, und das richtige Format entsteht beim Klick auf "Rechnung erstellen".

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Was ab wann gilt

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Seit 1. Januar 2025
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach, die Rechnung muss aber im Originalformat archiviert werden.
Ab 1. Januar 2027
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss E-Rechnungen verschicken. Papier und einfache PDFs sind dann nicht mehr erlaubt.
Ab 1. Januar 2028
Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, egal wie hoch der Umsatz ist.
Ausnahmen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrkarten dürfen weiter auf Papier oder als PDF verschickt werden.

Stand Oktober 2026. Quelle: § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen, § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregeln. Dieser Überblick ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was die E-Rechnung in Ihrer Software kann

Wir richten sie so ein, dass sie zu Ihren Abläufen passt. Typische Bausteine:

  • Rechnungen im richtigen Format

    Die Software erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD aus den Daten, die schon im Auftrag stehen. Niemand tippt etwas doppelt ein.

  • Eingangsrechnungen lesbar machen

    Eingehende E-Rechnungen werden ausgelesen und als normales Dokument angezeigt, statt als XML-Datei im Postfach zu liegen.

  • Prüfung vor dem Versand

    Fehlt eine Pflichtangabe, etwa die Leitweg-ID eines öffentlichen Auftraggebers, meldet die Software das, bevor die Rechnung rausgeht.

  • Ablage, wie das Finanzamt sie verlangt

    Jede Rechnung wird unveränderbar und im Originalformat archiviert und bleibt über die ganze Aufbewahrungsfrist auffindbar.

  • Übergabe an die Buchhaltung

    Die Rechnungsdaten gehen an DATEV, lexoffice oder Ihr Steuerbüro, ohne Export per Hand.

So stellen wir um

  1. 1

    Bestand aufnehmen

    Wir schauen gemeinsam, wo heute Rechnungen entstehen und wohin sie gehen. Oft sind es mehr Stellen als gedacht.

  2. 2

    Einbauen und prüfen

    Wir bauen Versand und Empfang ein und prüfen jede Datei mit den offiziellen Prüfwerkzeugen, bevor die erste echte Rechnung rausgeht.

  3. 3

    Umstellen

    Zuerst gehen E-Rechnungen an Kunden, die sie schon annehmen. So bleibt bis zur Pflicht Zeit, Kleinigkeiten zu korrigieren.

Projekte rund um Rechnungen

Alle Kundenprojekte
  • Startseite von Ale

    Ale

    Eine Rechnungsplattform, auf der Rechnungen automatisch erstellt, verschickt und angemahnt werden.

  • Startseite von Dachprofi24

    Dachprofi24

    Ein digitales Büro für Dachdeckerbetriebe. Die Abrechnung läuft automatisch im selben System wie Angebote und Zeiterfassung.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung enthält die Daten in einem strukturierten Format, das ein Programm lesen kann. Ein einfaches PDF zählt nicht dazu. Ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten ab dem Profil EN 16931 erfüllt die Vorgaben dagegen.

XRechnung oder ZUGFeRD, was brauchen wir?

Beide Formate erfüllen die Vorgaben. XRechnung ist reines XML und wird von Behörden verlangt. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit den Daten und ist bei Firmenkunden verbreitet. Ihre Software kann beides erzeugen.

Bis wann sollten wir umstellen?

Lag Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €, müssen Sie ab Januar 2027 E-Rechnungen verschicken. Dann sollten Sie jetzt beginnen, denn ein Test mit echten Rechnungen braucht ein paar Wochen. Alle anderen haben bis Januar 2028 Zeit.

Wir haben schon ein Buchhaltungsprogramm. Brauchen wir das trotzdem?

Wenn Ihre Rechnungen dort entstehen und das Programm E-Rechnungen beherrscht, oft nicht. Eigene Software lohnt sich, wenn Angebote und Aufträge in einem eigenen System laufen und die Rechnung von dort kommen soll.

Was kostet der Einbau?

Das hängt davon ab, wo bei Ihnen heute Rechnungen entstehen und welche Programme angebunden werden. Den Preis nennen wir Ihnen in einem schriftlichen Angebot, das Sie per E-Mail bekommen.

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